隐藏文档纪录

　　当我们打开Word时首先会看到什么?对了只要用鼠标点击“文件”菜单默认情况下会列出最近使用过文件出于保密需要我们往往不希望别人看到自己最近编辑过文件要达到这样目只要在“工具”→“选项”→“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可这样做就没人能发现最近被使用过文件了?答案当然是否定

　　在般情况下Windows“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过所有文件对敏感内容应及时予以清除我们可以通过点击“开设”→“设置”→“任务栏和开始菜单”→“高级”选项卡中“清除”按钮(这是Windows 2000下思路方法Windows 98下操作类似)当然我们也可以通过修改注册表来实现 (点击查看更多软件Software使用窍门技巧)

　　在HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Explorer分支下新建个名为“NoRecentDocsHistory”DWord值将其键值设置为1可使“文档"菜单中内容不再改变或者在上述分支下新建个名为“NoRecentDocsMenu” 2进制值并将其键值设置为“01 00 00 00”重新启动后“文档”菜单将从“开始”菜单中消失

　　躲开他人视线

　　有时我们不希望别人看到自己正在编辑文档如果直接关掉Word等会还要重新打开编辑文档对已经设置了“不显示最近使用文件”用户来说要是目录很深那可惨了……其实有种简单办法:首先用“Ctrl+A”选中全文再用工具栏中“字体颜色”按钮将字体设置为白色

　　如果嫌步骤太多可以自己录制条宏命令:选择“工具”→“宏”菜单中“录制新宏”命令在弹出对话框中输入宏名(随你自己定比如“隐藏”)按下将宏指定到键盘按钮在弹出对话框中指定执行这个宏所使用快捷键组合(我们可以任意选择但不要和已有快捷键组合冲突)等别人走开以后我们再按下Ctrl+Z组合键即可(其实这是利用“撤销”命令原理实现)

　　给文档设置密码

　　漫长文字录入工作终于完成了如果不希望那些未经授权用户使用你保存文件就应该给它设置密码打开“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中 “常规选项”在密码栏中输入密码确认输入后即可这里要介绍说明是Word提供了两种类型密码用于文件保护: “打开权限密码” ——限制未经授权用户打开文档； “修改权限密码”——限制未经授权用户对文档作修改没有修改权限密码用户只能以只读方式打开文档

　　这两种密码是相互独立可以根据自己需要分别设定密码最大长度为15个并区分字母大小写另外选中 “建议以只读方式打开文档”选项这样文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开提示如果我们选择“否”不接受建议文档仍以常规方式打开

　　加密后小措施

　　即使文档已经进行过加密保护我只要动动鼠标仍然可以了解你文档些内容用鼠标右击文档在弹出菜单中选择“属性”可在“摘要”选项卡标题项中看到文档部分正文内容原来很多人习惯在编辑个新文档时候先直接输入正文然后再给文档起标题这样来Word就会自动将正文前几十个字作为文档摘要信息保存下来

　　所以为了使自己隐私得到更好保护我们要养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题习惯如果你不想让别人知道你些用户信息还应在“工具”→“选项”→“用户信息”选项卡里做些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯地址”等)

　　方便安全审阅

　　经过上述思路方法处理文档可以说基本是安全但是我们完成篇文档后可能还需要交给他人审阅使用“工具”→“保护文档”命令可对原文档进行保护这样他人在文档原稿上所做修改都以用修订标记或批注标记形式记录下来另种思路方法是使用“版本”功能:选中“文件”→“另存为”→点击“工具”按钮中“保存版本”以后再选择“文件”菜单中“版本”命令就能在弹出对话框中选择所需旧版本进行查看和处理

　　宏病毒防范

　　Word提供了对宏病毒警告保护用户可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令在弹出对话框中设置各种安全级别建议设置为“高”或“中”使 Word禁止非可靠来源文档中宏运行或在运行前给出警告提示让用户选择运行和否但是某些软件Software(比如IBM ViaVoice 2000)可能会强制你将其设置为“低”另外需要提醒大家是Word只能从定程度上预防宏病毒而不能杀毒所以要真正杜绝宏病毒应该使用防病毒软件Software

　　突发事件下文档保护

　　利用Word提供“自动保存”功能在“工具”→“选项”→“保存”选项卡中设定“自动保存间隔时间”不要把这个间隔时间设置得太短否则频繁保存来浪费时间 2来损伤硬盘设置好后再碰到上述情况Word自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件恢复文件中包含了最后次自动保存功能对文档所作修改



　　若是Word没有自动打开恢复文件我们可手工将其打开恢复文件后缀名为asd其路径在“工具”→“选项”→“文件位置”选项卡中查找对于Windows 9x/Me般为“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹对于Windows 2000般为“Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftWord”文件夹

　　Word还提供了文档备份功能选中“工具”→“选项”→“保存”选项卡中“保留备份”选项在将当前修改内容保存到原文档同时Word会自动保留个备份文档(备份文档是以wbk为后缀名)