项重要
日常工作
使用电脑进行支票套印既可减少工作量
又能有效地避免填写失误显然是个不错选择下面就以Excel2003为例介绍下套印支票具体操作、精确设置套印位置为了获得支票图样
你需要台扫描仪或数码相机把支票放入扫描仪扫描分辨率设定为100dpi、缩放比100在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近支票边或者在扫描后再用图形处理软件Software进行修剪最后把扫描图像处理后保存为ZP.bmp编注:如果用数码相机拍照
可以将照片在Photoshop软件Software中放大尺寸使它和实际支票尺寸相同1．设置定位背景
启动Excel
单击菜单栏“格式/工作表/背景…”打开工作表背景对话框把刚才保存ZP.bmp设定为背景单击工具栏上显示比例下拉列表框把显示比例设定为106%注:106%
比例是这样得来在把扫描支票图设置为电子表格背景后设置显示比例为100%用绘图工具栏中“矩形”工具画个和背景支票等高矩形打印出来量得打印出矩形高为8.5厘米直接量取支票高度为8厘米8.5÷8＝106%就是所需比例2．设置界面及数据定位
通过拖动行、列标题
边界调整行高列宽再配合使用格式工具栏中“合并及居中”按钮让支票中要每个要填写位置均正好和个单元格重合对于日期年月日、小写金额个十百千格子都只要合并在个单元格就够了对周围无关单元格全部设置填充色以突出显示支票然后在支票下面16行设计个表格用于输入支票中基本内容并输入数据以便下步设置时参考(图1)
2、格式及公式
1.基本公式
在C3、C4、B10单元格分别输入公式＝I16、＝K16、＝B16以显示科目、对方科目和金额
出票日期B7、H2都输入＝F16收款人B9和H3＝A16用途B11和G7＝H16这步让支票上各个单元格分别引用16行中相应单元格数据2.格式设置
选中A1:E13存根区设置为8号字、宋体、左对齐
再选中F1:L13支票区设置为10号字、宋体左对齐选中H4设置14号字单击工具栏上“B”按钮设置文字加黑以突出显示大写金额选中B9右击选择“设置单元格格式”在“对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项以防收款人名过长时显示不完同样对H3、H4设置“缩小字体填充”格式选中存根金额B10右击从“设置单元格格式”“数值”选项卡中设置分类为货币、小数2位3.小写日期
选中存根出票日期
B7单元格右击选择“设置单元格格式”在“数字”选项卡“分类”列表中选择“自定义”在“类型”输入框中输入“yy mm dd”不含引号且在yy和mm、mm和dd间均有4个半角空格(图2)确定后就可以看到日期已经对准了在类型中通过增加或减少半角空格数可直接调整年月日间距
4.大写日期
选中H2设置文字水平居中对齐
把字号设置为10号右击H2选择“设置单元格格式”在“数字”选项卡“分类”列表中选择“自定义”在“类型”输入框中输入“[DBNum2]yyyy mm dd”不含引号且年月日间同样以4个半角空格分隔确定后再适当调整H列宽度让日期对正位置即可5.小写金额
在小写金额
J5中输入公式=IF(B16<100000000,"￥",)&WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100)公式前半部分表示当数值小于1亿时才显示￥后面WIDECHAR
作用是把单
转成双其效果就相当于在各个数字间插入1个空格增大数字间距然后只要适当调整字号就可以得到所需间距在此设置为10.5号字就差不多了最后选中J5设置右对齐再调整K列宽让各个数字对正相应格子即可注:对于字号列表中没有
字号只要在工具栏上“字号”输入框中直接输入数字如10.5然后回车即设置为10.5号字6.大写金额
处理在大写金额
H4单元格中输入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF(INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&"角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)&"分")回车确认后马上可以看到自动显示大写金额最后完成效果如图(图3)
此公式分 3段分别对元、角、分进行计算获取大写数值并加上单位
再用&连接起来公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")表示当B16整数部分为0时不显示否则将B16取整后转换成大写并在后面加上“元”RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)表示对B16值 4舍 5入保留2位小数转换为大写后再提取最右边个字也就是分值大写7.有效性设置
为了防止输入
应对A16:K16单元格分别设置有效性选中B16单击“数据/有效性…”在“数据有效性”对话框中设置“允许”→“小数”、“数据”→“小于”、最大值→1000000000确定完成设置这样当输入金额超出支票最大金额时就会有提示选中H16
单击“数据/有效性…”在“数据有效性”对话框中设置“允许”为“序列”在“来源”中输入“人工工资,工程费用,购买设备,建筑材料费”(不引号)切换到“出错警告”选项卡单击取消“输入无效数据时显示出错警告”复选项前√确定后再选中H16就会显示个下拉按钮单击它可以从下拉列表中选择输入常用项目当然也可以直接输入新项目I16、K16也具有类似要求亦应同样进行设置3、打印设置
1.指定打印区域
选中B2:L13区域
单击菜单“文件/打印区域/设置打印区域”在此不要把第1行和A列设置为打印区域
通常打印机是无法实现无边距打印所以得保留这部分做为页边距2.页面设置
画
个和A1重合矩形右击此矩形选择“设置自选图形格式”从“大小”选项卡中查出矩形高度1.3厘米、宽度2.3厘米这其实就是首行行高和A列列宽也就是要设置页面上边距和左边距尺寸单击菜单
“文件/页面设置…”在“页边距”选项卡中输入上1.3厘米、左2.6厘米右、下边距则改为最小值0(图4)由于支票长超过A4纸宽度21厘米所以对于A4幅面打印机还应在“页面设置”“页面”选项卡中反纸张方向选择为“横向”才能正常打印然后单击“选项”按钮进入打印机设置界面自定义纸张尺寸直接输入纸尺寸这尺寸当然也要直接用尺子从支票上量取不过实际上对于大部分喷墨打印机和针式打印机你只要选择个比支票大纸张尺寸就可以正常打印了并不需要完全样尺寸
3.打印测试
放入
张复印支票打印试试般打印机多少会有些偏差只要从打印样张上直接量取水平或垂直偏移值然后增减到相应上、左页边距中即可设置为背景支票虽然在屏幕上可以看到但是并不会被打印出来所以无需考虑4.保护工作表
选中A16:K16区域右击选择“设置单元格格式”
在“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项确定返回单击“工具/保护/保护工作表”在弹出窗口“允许此工作表所有用户进行:”选项列表中只选中“选定单元格”选项确定完成工作表保护设置这样在工作表中除了A16:K16单元格区域外其它单元格将无法选中也不能调整行高列宽这样就不用担心会因误操作影响支票套印效果了最后把此工作薄命保存为“支票套印.xls”备用OK
到此支票套印模板已经完成了以后需要打印支票时只需打开“支票套印.xls”在A16:K16输入支票内容基本上只要输入金额和日期其它都可从下拉列表中选择输入然后放入支票打印即可注:如果没有扫描仪或数码相机
只要直接量取支票中各文字位置再逐设置行高列宽也同样可以实现准确定位套印只是要多花些时间直接量取1厘米大约等于Excel中行高数值28.5、列宽数值4.4你可以根据它换算出各行列尺寸
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