建立和使用Excel数据清单 在Microsoft Excel 2000中
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不需要把建立
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数据清单变为数据库
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只要执行了数据库
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操作
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例如查找、排序或分类汇总
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Microsoft Excel 2000就会自动认为你
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清单是
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个数据库
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即清单中
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列被认为是数据库
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字段
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清单中
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列标记被认为是数据库
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字段名
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清单中
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每
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行被认为是数据库
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条记录
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12.2.1 准备工作
如果你对数据库非常熟悉
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或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品
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可以跳过该小节
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建立
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个数据库首先是要进行
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个好
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规划
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我们应该花
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些时间
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考虑数据库做什么用
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实现它
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最好思路方法是什么
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考虑处理
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数据
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类型和数量
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希望从数据库中收集什么信息等等
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然后考虑数据库
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字段
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有关它们
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选择
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位置安排
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名字等
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选择字段
为数据库选择字段是极其重要
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它决定了在每个数据库记录中
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信息及数据库本身
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能力
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例如
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要决定在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等
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通用
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原则是
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根据要建立
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数据库
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将字段分得更细些
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例如
![](/icons/78862dou.gif)
要建立
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个客户欠款
![](/icons/78862de.gif)
数据库
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可以定义下列字段:公司名称、地址、电话、欠款日期、欠款金额等等
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在建立字段时要根据当前和将来
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需要
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通常字段越多越灵活
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对于数据库中
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每个字段应该是唯
![](/icons/78862yi.gif)
![](/icons/78862de.gif)
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用这种方式
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数据库
![](/icons/78862de.gif)
记录也是唯
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![](/icons/78862de.gif)
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记录中
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每个字段将包含特有
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信息
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例如
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个属于该记录
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日期或时间
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在这种方式下
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字段和当前可存取
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记录确定了数据项
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唯
![](/icons/78862yi.gif)
性
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安排字段位置
字段名称构成数据库顶部
![](/icons/78862de.gif)
行
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因此它们必须安排在
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行连续
![](/icons/78862de.gif)
每
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列中
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字段名称应该按逻辑顺序组织
![](/icons/78862dou.gif)
相似
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信息应该组织到
![](/icons/78862yi.gif)
起
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例如
![](/icons/78862dou.gif)
使用发票号、日期、公司名称作为相邻
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字段描述信息会使数据库更易于理解和使用
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命名字段
字段名称是数据库操作
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标识成分
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Excel根据字段名称来执行排序和查找等数据库操作
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因此在选择字段名时应该慎重
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最好选择容易记忆
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字段名
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和命名区域和文件
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规则
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样
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数据库
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字段名字必须遵循以下
![](/icons/78862de.gif)
规则:字段名只能是文字或文字公式(如="1992")
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字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值
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字段名可以使用1~255个
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字段名必须是唯
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![](/icons/78862de.gif)
![](/icons/78862dou2.gif)
12.2.2 建立
![](/icons/78862yi.gif)
个数据库
当完成了对
![](/icons/78862yi.gif)
个数据库
![](/icons/78862de.gif)
结构设计后
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就可以在工作表中建立它了
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首先在工作表
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首行依次输入各个字段:员工姓名、地区、日期、产品名称、销售数量、销售金额、销售金额
![](/icons/78862dou.gif)
如图12-1所示
![](/icons/78862dou2.gif)
当我们输入完字段后
![](/icons/78862dou.gif)
就可以在工作表中按照记录输入数据了
![建立和使用Excel数据清单](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/76d2cbc7-bd03-4b61-93c6-e1aca37cf352.jpg)
提示:字段名放在工作表
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某
![](/icons/78862yi.gif)
行
![](/icons/78862de.gif)
各相邻单元中
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也可以为字段名和尚未建立
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数据库记录建立
![](/icons/78862yi.gif)
个格式
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格式只是使数据库容易理解
![](/icons/78862dou.gif)
并不影响Excel对数据库进行操作
![](/icons/78862dou2.gif)
12.2.3 输入数据
要加入数据至所规定
![](/icons/78862de.gif)
数据库内,有两种思路方法,
![](/icons/78862yi.gif)
种是直接键入数据至单元格内,
![](/icons/78862yi.gif)
种是利用“记录单”输入数据
![](/icons/78862dou2.gif)
使用“记录单”是经常使用
![](/icons/78862de.gif)
思路方法
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其操作步骤如下:
(1)在想加入记录
![](/icons/78862de.gif)
数据清单中选中任
![](/icons/78862yi.gif)
个单元格
![](/icons/78862dou2.gif)
(2) 从“数据”菜单中选择“记录单”命令
![](/icons/78862dou2.gif)
屏幕上会出现
![](/icons/78862yi.gif)
个如图12-2
![](/icons/78862de.gif)
对话框
![](/icons/78862dou.gif)
选择“确定”按钮
![](/icons/78862dou.gif)
出现图12-3
![](/icons/78862de.gif)
对话框
![建立和使用Excel数据清单](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/32bf8e07-9e15-475b-bd2a-fe5e06b91b46.jpg)
在各个字段中输入新记录
![](/icons/78862de.gif)
值
![](/icons/78862dou2.gif)
要移动到下
![](/icons/78862yi.gif)
个域中
![](/icons/78862dou.gif)
按[Tab]键
![](/icons/78862dou2.gif)
当你输完所有
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记录内容后
![](/icons/78862dou.gif)
按[Enter]键即可加入
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条记录
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如此重复加入更多
![](/icons/78862de.gif)
记录
![](/icons/78862dou.gif)
当你加完所有记录后
![](/icons/78862dou.gif)
选择“关闭”按钮
![](/icons/78862dou2.gif)
我们就会看到在清单底部加入了新增
![](/icons/78862de.gif)
记录
![](/icons/78862dou.gif)
如图12-4所示
![建立和使用Excel数据清单](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/249ba998-481c-43fb-ab8e-6899262b4140.jpg)
我们也可以直接插入记录到数据库中
![](/icons/78862dou.gif)
首先在现有记录
![](/icons/78862de.gif)
中间插入空
![](/icons/78862de.gif)
单元格
![](/icons/78862dou.gif)
然后键入记录数据;原来所输入
![](/icons/78862de.gif)
数据库内容会自动下移
![](/icons/78862dou2.gif)
要插入记录到现有
![](/icons/78862de.gif)
数据库中
![](/icons/78862dou.gif)
可按照下列步骤执行:
(1) 选定要插入记录
![](/icons/78862de.gif)
单元格
![](/icons/78862dou2.gif)
在“插入”菜单中选择“单元格”命令
![](/icons/78862dou.gif)
在屏幕上出现
![](/icons/78862yi.gif)
个对话框
![](/icons/78862dou2.gif)
(2) 选择“整行”
![](/icons/78862dou.gif)
按下“确定”按钮
![](/icons/78862dou.gif)
我们就可以看到插入
![](/icons/78862de.gif)
单元格
![](/icons/78862dou2.gif)
输入记录内容到单元格中
![](/icons/78862dou2.gif)
12.2.4 编辑记录
对于数据库中
![](/icons/78862de.gif)
记录
![](/icons/78862dou.gif)
我们可以采用在相应
![](/icons/78862de.gif)
单元格上进行编辑
![](/icons/78862dou.gif)
也可以对记录单进行编辑
![](/icons/78862dou.gif)
其操作过程如下:
(1) 选择数据清单中
![](/icons/78862de.gif)
任
![](/icons/78862yi.gif)
单元格
![](/icons/78862dou2.gif)
(2) 从“数据”菜单中选择“记录单”命令
![](/icons/78862dou.gif)
出现
![](/icons/78862yi.gif)
个记录单对话框
![](/icons/78862dou2.gif)
(3) 查找并显示出要修改数据
![](/icons/78862de.gif)
记录
![](/icons/78862dou2.gif)
编辑该记录
![](/icons/78862de.gif)
内容
![](/icons/78862dou2.gif)
(4) 选择“关闭”按钮退出
![](/icons/78862dou2.gif)
12.2.5 删除
![](/icons/78862yi.gif)
条记录
对于数据库中不再需要
![](/icons/78862de.gif)
记录
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我们可以使用“删除”命令将其从数据库中删除
![](/icons/78862dou2.gif)
使用记录单删除
![](/icons/78862yi.gif)
条记录
![](/icons/78862de.gif)
操作步骤如下:
(1) 选择数据清单中
![](/icons/78862de.gif)
任
![](/icons/78862yi.gif)
单元格
![](/icons/78862dou2.gif)
从“数据”菜单中选择“记录单”命令
![](/icons/78862dou2.gif)
出现
![](/icons/78862yi.gif)
个记录单对话框
![](/icons/78862dou2.gif)
(2) 查找并显示出要删除
![](/icons/78862de.gif)
记录
![](/icons/78862dou2.gif)
选择“删除”按钮
![](/icons/78862dou.gif)
出现
![](/icons/78862yi.gif)
个如图12-5
![](/icons/78862de.gif)
确认对话框
![](/icons/78862dou2.gif)
(3) 回答确认信息
![](/icons/78862dou2.gif)
按下“确定”按钮
![建立和使用Excel数据清单](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/9339ae41-c73e-4ed2-8a97-3eef85c5f124.jpg)
注意:当我们使用数据记录单来删除数据时
![](/icons/78862dou.gif)
不能通过“恢复”按钮或“取消”命令来恢复数据
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