首页 »办公软件 » 怎么样学好excel:学好十条小经验 让Excel文档打印得心应手 »正文
怎么样学好excel:学好十条小经验 让Excel文档打印得心应手
来源: 发布时间:星期二, 2009年2月3日 浏览:8次 评论:0
Excel表格编辑 ![](/icons/63090de.gif) 最后 ![](/icons/63090yi.gif) 项任务往往是打印 ![](/icons/63090dou2.gif) 在实际工作中 ![](/icons/63090dou.gif) 我们 ![](/icons/63090de.gif) 打印任务往往不是那么简单轻松 ![](/icons/63090dou.gif) 比如我们希望只打印工作表中需要 ![](/icons/63090de.gif) 区域 ![](/icons/63090dou.gif) 或者希望能打印公式本身而不是公式 ![](/icons/63090de.gif) 计算结果等等 ![](/icons/63090dou2.gif) Excel能为我们提供灵活 ![](/icons/63090de.gif) 打印选择 ![](/icons/63090dou.gif) 我们需要进行巧妙设置 ![](/icons/63090dou2.gif) 1.可打印区域 ![](/icons/63090de.gif) 设置 很多情况下我们并不需要打印工作表 ![](/icons/63090de.gif) 全部 ![](/icons/63090dou.gif) 而只需要打印某 ![](/icons/63090yi.gif) 内容 ![](/icons/63090dou.gif) 那么此时 ![](/icons/63090dou.gif) 我们需要为打印指定打印区域 ![](/icons/63090dou2.gif) 思路方法是 ![](/icons/63090dou.gif) 先点击菜单命令“视图→分页预览” ![](/icons/63090dou.gif) 然后在预览视图中选择要打印 ![](/icons/63090de.gif) 单元格区域 ![](/icons/63090dou.gif) 点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键 ![](/icons/63090dou.gif) 在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令 ![](/icons/63090dou2.gif) 这样 ![](/icons/63090dou.gif) 打印时就会只打印我们选中 ![](/icons/63090de.gif) 区域部分了 ![](/icons/63090dou2.gif) 如果设置完成后需要向已有 ![](/icons/63090de.gif) 打印区域添加单元格 ![](/icons/63090dou.gif) 那么只要选中要添加 ![](/icons/63090de.gif) 单元格 ![](/icons/63090dou.gif) 然后在该区域上点击右键 ![](/icons/63090dou.gif) 在弹出菜单中选择“添加到打印区域”即可 ![](/icons/63090dou.gif) 如图1所示 ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/8ceb7e56-4a40-4177-9d4a-80a7a6d60ad5.jpg) 图1 添加到打印区域 还有 ![](/icons/63090yi.gif) 种办法也可以实现这个任务 ![](/icons/63090dou2.gif) 那就是先在工作表中选择要打印 ![](/icons/63090de.gif) 区域 ![](/icons/63090dou.gif) 然后点击菜单命令“文件→打印” ![](/icons/63090dou.gif) 在打开 ![](/icons/63090de.gif) “打印内容”对话框中 ![](/icons/63090dou.gif) 选中“选定区域”单选项 ![](/icons/63090dou.gif) 如图2所示 ![](/icons/63090dou2.gif) 此种思路方法也是非常简单实用 ![](/icons/63090de.gif) ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/89b742e6-697f-4537-bb87-d43e58d6f901.jpg) 图2 选定区域 2.页眉页脚 ![](/icons/63090de.gif) 设置 点击菜单命令“文件→页面设置” ![](/icons/63090dou.gif) 然后在打开 ![](/icons/63090de.gif) 对话框中点击“页眉/页脚” ![](/icons/63090dou.gif) 或者直接点击菜单命令“视图→页眉和页脚” ![](/icons/63090dou.gif) 都可以打开如图3所示对话框 ![](/icons/63090dou2.gif) 我们要做 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090dou.gif) 只是在“页眉”或“页脚”下方 ![](/icons/63090de.gif) 下拉列表中选择需要 ![](/icons/63090de.gif) 页眉页脚样式就可以了
![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/dfb0f1c5-84a2-4fad-a671-cfb2a2900053.jpg) 图3 对话框 当然 ![](/icons/63090dou.gif) 我们还可以自定义页眉或页脚 ![](/icons/63090dou2.gif) 只要点击对话框中“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮 ![](/icons/63090dou.gif) 然后单击“左”、“中”或“右”编辑框 ![](/icons/63090dou.gif) 再单击相应 ![](/icons/63090de.gif) 按钮 ![](/icons/63090dou.gif) 就可以在该位置插入相应内容 ![](/icons/63090dou2.gif) 当然 ![](/icons/63090dou.gif) 我们也可以直接在编辑框中输入我们所需要 ![](/icons/63090de.gif) 内容 ![](/icons/63090dou2.gif) 3.打印公式 要想打印公式 ![](/icons/63090dou.gif) 那得先在工作表上显示公式 ![](/icons/63090dou2.gif) 思路方法是先点击菜单命令“工具→公式审核→公式审核模式” ![](/icons/63090dou2.gif) 此时 ![](/icons/63090dou.gif) 含公式 ![](/icons/63090de.gif) 单元格显示 ![](/icons/63090de.gif) 就是公式本身而非公式 ![](/icons/63090de.gif) 计算结果了 ![](/icons/63090dou.gif) 如图4所示 ![](/icons/63090dou2.gif) 此时 ![](/icons/63090dou.gif) 按正常情况打印 ![](/icons/63090dou.gif) 就可以得到含公式 ![](/icons/63090de.gif) 工作表了 ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/4691d825-8a61-4544-8891-81ce46da0a45.jpg) 图4 计算结果 4.黑白色打印 在屏幕上为区别单元格指定区别颜色是非常好看 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090dou.gif) 但未必打印到纸上也好看 ![](/icons/63090dou2.gif) 尤其是我们 ![](/icons/63090de.gif) 打印机并非彩色打印机时 ![](/icons/63090dou2.gif) 此时我们更需要简单 ![](/icons/63090de.gif) 黑白色打印 ![](/icons/63090dou2.gif) 其实完成这个任务很简单 ![](/icons/63090dou2.gif) 只要点击菜单命令“文件→页面设置” ![](/icons/63090dou.gif) 打开“页面设置”对话框 ![](/icons/63090dou2.gif) 然后点击“工作表”选项卡 ![](/icons/63090dou.gif) 选中“单色打印”复选项就可以了 ![](/icons/63090dou2.gif) 如图5所示 ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/5ee30316-3add-4468-93c8-2fa2c5bbe4aa.jpg) 图5 单色打印 5.重复标题 工作表如果比较跨页 ![](/icons/63090dou.gif) 我们当然需要在每 ![](/icons/63090yi.gif) 页中都能够看到表格 ![](/icons/63090de.gif) 标题行 ![](/icons/63090dou2.gif) 这 ![](/icons/63090yi.gif) 点在Excel中很容易实现 ![](/icons/63090dou2.gif) 还是在如图5所示 ![](/icons/63090de.gif) 对话框 ![](/icons/63090de.gif) “工作表”选项卡中 ![](/icons/63090dou.gif) 在“打印标题”下 ![](/icons/63090de.gif) “顶端标题行”右侧 ![](/icons/63090de.gif) 输入框内输入标题行所在 ![](/icons/63090de.gif) 行号 ![](/icons/63090dou.gif) 或在“左端标题列”右侧 ![](/icons/63090de.gif) 输入框输入标题列所在 ![](/icons/63090de.gif) 列号 ![](/icons/63090dou.gif) 如图6所示 ![](/icons/63090dou.gif) 就可以使每 ![](/icons/63090yi.gif) 页都能打印标题行或标题列
![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/ac2ff088-6ef8-4d69-80ed-aaaabef0ec97.jpg) 图6 输入标题列所在 ![](/icons/63090de.gif) 列号 在此对话框中 ![](/icons/63090dou.gif) 如果我们在“打印区域”右侧 ![](/icons/63090de.gif) 输入框中输入要打印 ![](/icons/63090de.gif) 单元格区域 ![](/icons/63090dou.gif) 也可以实现只打印选定区域 ![](/icons/63090de.gif) 目 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090dou2.gif) 此外 ![](/icons/63090dou.gif) 如果需要打印行号和列标 ![](/icons/63090dou.gif) 那么勾选该选项卡下方 ![](/icons/63090de.gif) “行号列标”复选项就可以了 ![](/icons/63090dou2.gif) 6.批注和 ![](/icons/63090cuowu.gif) 单元格 编辑工作表过程中经常插入批注 ![](/icons/63090dou.gif) 但默认情况下批注是不会打印出来 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090dou2.gif) 而如果使用了公式 ![](/icons/63090dou.gif) 那么经常会出现 ![](/icons/63090yi.gif) 些不可避免 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090cuowu.gif) 值 ![](/icons/63090dou.gif) 如#REF!等 ![](/icons/63090dou.gif) 而默认情况下这些 ![](/icons/63090cuowu.gif) 值是要打印出来 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090dou2.gif) 我们可以根据需要选择是否打印批注或 ![](/icons/63090cuowu.gif) 值 ![](/icons/63090dou2.gif) 仍然是打开“页面设置”对话框 ![](/icons/63090de.gif) “工作表”选项卡 ![](/icons/63090dou2.gif) 对于 ![](/icons/63090cuowu.gif) 值来说 ![](/icons/63090dou.gif) 我们只需要在“ ![](/icons/63090cuowu.gif) 单元格打印为”右侧 ![](/icons/63090de.gif) 下拉列表提供 ![](/icons/63090de.gif) “显示值”、“空白”、“――”、“#N/A”等几种方式中作出相应 ![](/icons/63090de.gif) 选择就可以了 ![](/icons/63090dou2.gif) 对于批注 ![](/icons/63090dou.gif) 我们则可在“批注”右侧 ![](/icons/63090de.gif) 下拉列表中选择“如同工作表中 ![](/icons/63090de.gif) 显示”选项或“工作表末尾”选项 ![](/icons/63090dou2.gif) 这样 ![](/icons/63090dou.gif) 就可以在原位置打印批注或在工作表末尾集中打印批注 ![](/icons/63090dou.gif) 如图7所示 ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/f135a654-b6e0-4bdb-b965-defcea1e49b1.jpg) 图7 打印批注 当然 ![](/icons/63090dou.gif) 在此的前 ![](/icons/63090dou.gif) 我们得先让工作表中 ![](/icons/63090de.gif) 批注显示出来 ![](/icons/63090dou2.gif) 思路方法是:单个 ![](/icons/63090de.gif) 批注 ![](/icons/63090dou.gif) 我们可以右键单击包含批注 ![](/icons/63090de.gif) 单元格 ![](/icons/63090dou.gif) 在弹出菜单上点击“显示/隐藏批注”命令 ![](/icons/63090dou2.gif) 若要显示所有批注 ![](/icons/63090dou.gif) 则可以点击菜单命令“视图→批注” ![](/icons/63090dou2.gif)
7.在指定位置分页 Excel会根据行高列宽自动分页 ![](/icons/63090dou.gif) 但这种分页往往不符合我们 ![](/icons/63090de.gif) 需要 ![](/icons/63090dou.gif) 所以 ![](/icons/63090dou.gif) 我们还会经常需要手动分页 ![](/icons/63090dou2.gif) 选中某行或某列 ![](/icons/63090dou.gif) 点击菜单命令“插入→分页符” ![](/icons/63090dou.gif) 可以在该行 ![](/icons/63090de.gif) 上方或该列 ![](/icons/63090de.gif) 左侧插入分页符 ![](/icons/63090dou.gif) 使选中 ![](/icons/63090de.gif) 行或列位于另外 ![](/icons/63090yi.gif) 页 ![](/icons/63090dou2.gif) 如果选中某单元格 ![](/icons/63090dou.gif) 点击菜单命令“插入→分页符” ![](/icons/63090dou.gif) 可以在该单元格 ![](/icons/63090de.gif) 左上角插入分页符 ![](/icons/63090dou2.gif) 相当于在该单元格所在行 ![](/icons/63090de.gif) 上方及所在列 ![](/icons/63090de.gif) 左侧均插入了分页符 ![](/icons/63090dou2.gif) 要删除分页符 ![](/icons/63090dou.gif) 需选中分页符下方 ![](/icons/63090de.gif) 行或右侧 ![](/icons/63090de.gif) 列或右下角 ![](/icons/63090de.gif) 单元格 ![](/icons/63090dou.gif) 然后点击菜单命令“插入→删除分页符” ![](/icons/63090dou2.gif) 8.按纸 ![](/icons/63090de.gif) 宽度或页数打印 打开“页面设置”对话框 ![](/icons/63090dou.gif) 点击“页面”选项卡 ![](/icons/63090dou2.gif) 先在“纸张大小”右侧 ![](/icons/63090de.gif) 下拉列表中选择我们使用 ![](/icons/63090de.gif) 纸型 ![](/icons/63090dou.gif) 然后选中上方 ![](/icons/63090de.gif) “调整为”单选项 ![](/icons/63090dou2.gif) 在右侧 ![](/icons/63090de.gif) “页宽”输入框中输入“1” ![](/icons/63090dou.gif) 然后将“页高”输入框中 ![](/icons/63090de.gif) 数字删除 ![](/icons/63090dou.gif) 如图8所示 ![](/icons/63090dou2.gif) 这样 ![](/icons/63090dou.gif) 就可以使工作表按我们所选定纸 ![](/icons/63090de.gif) 宽度打印了 ![](/icons/63090dou2.gif) 如果要同时指定打印 ![](/icons/63090de.gif) 页数 ![](/icons/63090dou.gif) 那么 ![](/icons/63090dou.gif) 就在“页高”输入框内输入页数 ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/2a292a05-2fb4-4bdd-9da2-cbf13f044ec0.jpg) 图8 页高 需要注意 ![](/icons/63090de.gif) 是 ![](/icons/63090dou.gif) 这样指定页宽和页高以后 ![](/icons/63090dou.gif) 我们在工作表中插入 ![](/icons/63090de.gif) 那些分页符就不再起作用了 ![](/icons/63090dou2.gif) 此外 ![](/icons/63090dou.gif) Excel不会超出我们指定 ![](/icons/63090de.gif) 页数 ![](/icons/63090dou.gif) 但不会为填满指定 ![](/icons/63090de.gif) 页数而放大行高或列宽 ![](/icons/63090dou2.gif) 9.同时对多个工作表进行设置 ![](/icons/63090yi.gif) 个工作簿中往往有多个工作表 ![](/icons/63090dou.gif) 而在打印时往往这些工作表 ![](/icons/63090de.gif) 设置又基本相同 ![](/icons/63090dou2.gif) 如果逐份工作表设置 ![](/icons/63090dou.gif) 那当然麻烦 ![](/icons/63090dou2.gif) 我们可以先单击第 ![](/icons/63090yi.gif) 张工作表 ![](/icons/63090de.gif) 标签 ![](/icons/63090dou.gif) 然后按住“Ctrl”键单击其它工作表 ![](/icons/63090de.gif) 标签 ![](/icons/63090dou.gif) 将这些工作表同时选中 ![](/icons/63090dou2.gif) 然后再进行相应 ![](/icons/63090de.gif) 页面设置 ![](/icons/63090dou2.gif) 如果这些工作表是相邻 ![](/icons/63090de.gif) ![](/icons/63090dou.gif) 那么 ![](/icons/63090dou.gif) 我们可以单击第 ![](/icons/63090yi.gif) 份工作表标签后 ![](/icons/63090dou.gif) 再按住“Sh ![](/icons/63090if.gif) t”键 ![](/icons/63090dou.gif) 单击最后 ![](/icons/63090yi.gif) 份工作表标签 ![](/icons/63090dou.gif) 将它们的间 ![](/icons/63090de.gif) 工作表同时选中 ![](/icons/63090dou2.gif) 10.打印多个工作簿 要想同时打印多个工作簿 ![](/icons/63090dou.gif) 需要点击“常规”工具栏上 ![](/icons/63090de.gif) “打开”按钮 ![](/icons/63090dou.gif) 在“打开”对话框中 ![](/icons/63090dou.gif) 按住“Ctrl”键 ![](/icons/63090dou.gif) 逐 ![](/icons/63090yi.gif) 选中要打印 ![](/icons/63090de.gif) 工作簿 ![](/icons/63090dou.gif) 然后点击对话框中“工具”菜单中 ![](/icons/63090de.gif) “打印”命令 ![](/icons/63090dou.gif) 如图9所示 ![](/icons/63090dou.gif) 就可以将选中工作簿 ![](/icons/63090de.gif) 当前工作表中 ![](/icons/63090de.gif) 内容 ![](/icons/63090yi.gif) ![](/icons/63090yi.gif) 打印出来 ![](http://www.crazycoder.cn/WebFiles/20092/c7417842-2741-492c-8ee1-56d5971052bb.jpg) 图9 打印命令
相关文章
读者评论
发表评论
|
|