对大量数据而言校对工作可是令人头痛
事
不过咱们如果为它请位好秘书那就轻松多了选中要进行校对
单元格区域比如图1中A1:B5依次单击“工具”→“语音”→“显示‘文本到语音’工具栏”该工具栏就会出现在Excel编辑区中单击其中第
个按钮Excel即可开始朗读你就能眼睛看着纸稿耳朵听着声音慢慢地校对够惬意了吧
图1
小提示:该项功能不会随Excel
默认安装而安装首次使用时系统会提示你添加请按提示操作如果你在安装Office时选择了删除备份文件系统会提示你插入安装盘当你发现有错时
可及时单击图1中第 2个按钮停止朗读以便进行修改修改后再单击第个按钮校对又能继续进行事实上很多人为了追求快速校对般是左手拿纸稿右手修改这时只需按下Esc键即可暂停朗读而单击第 3、 4个按钮可设置按行进行校对还是按列进行校对追求更高效率
上述思路方法很省事
但速度较慢专业录入员在操作Excel时般是用专业指法从数字键盘录入数据和其听Excel读遍还不如重新输入遍来得快当然这里重输遍是有目——快速校对图2是
张工资表示意图当然般工资表列数都比较多可将用于校对列安排到后面去要用时才让其显示出来下面是具体设置思路方法:
图2
单击“视图”→“工具栏”→“窗体”
将窗体工具栏显示出来在U1单元格插入个“组合框”在V4:V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容这里内容定要和工资表表头即B3:D3中内容保持致再右击组合框
选择“设置控制格式”→“控制”选项卡在“数据源区域”后文本框中输入V4:V6在“单元格链接”后输入U1今后我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”同时U1单元格中会自动填入1、2、3等数字在U3单元格中输入
IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) 再用Excel自动填充功能将其复制到U3下面单元格中至此
基本功能已经具备可以试用下了单击组合框选择要对哪项进行校对比如“基本工资”接着在T4:T8单元格中将每人基本工资重输遍如果B4中数据和T4中数据相等U4中会自动填入1以示正确如不等则自动填入0以示
同理
如果用组合框选择另项如“奖金”U列中会自动将T列值和对应C列值进行比较并提示正误小提示:为使给出
出错提示更加明显还可在U列设置条件格式比如让出错信息显示为红色等设置条件格式思路方法:选中U4:U8单元格单击“格式”→“条件格式”得到图3对话框可在图3上面排 3个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”接着单击“格式”打开下级对话框和对单元格式进行设置时内容完全相同可对符合条件单元格数字设置字体、字号、下划线等你认为哪种最醒目就选择哪个
图3
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