在Microsoft OfficeAccess和 Microsoft OfficeExcel的间存在多种交换数据思路方法

　　·若要将Access中数据装入 Excel可以从Access数据表中复制数据并粘贴到Excel工作表中从Excel工作表连接到Access数据库或者将Access数据导出到Excel工作表中

　　·若要将Excel中数据装入 Access可以从Excel工作表复制数据并粘贴到Access数据表中将Excel工作表导入Access表中或者从Access表链接到Excel工作表

　　注释　

　　·“导入”词在Excel和Access中意义各不相同在Excel中导入指是建立个可刷新永久数据连接在Access中导入则指将数据装入Access中次但不建立数据连接

　　·您不能将Excel工作簿保存为Access数据库Excel 和Access都不提供利用Excel数据创建Access数据库功能

　　在Excel中使用Access数据

　　如果数据在Access中但您希望在Excel中使用这些数据:

操作: 交换性质:
将Access数据复制到Excel中 临时
将Access数据导出到 Excel 定期
从Excel连接到Access数据 永久

　　在Access中使用Excel数据

　　如果数据在Excel中但您希望在Access中使用这些数据:

操作: 交换性质:
将Excel数据复制到Access中 临时
将Excel数据导入到 Access 定期
从Access链接到Excel数据 永久

　　在Excel中使用Access数据

　　您可能想在Excel工作簿中使用Access数据以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局灵活性或其他些Access中不可用功能

　　将Access数据复制到Excel中

　　您可以从Access数据表视图复制数据然后将数据粘贴到Excel工作表中

　　启动 Access然后打开包含要复制记录表、查询或窗体

　　在“起始页”选项卡上单击“视图”然后单击“数据表视图”

　　选择要复制记录　　如果要选择特定列请在相邻列标题的间拖动

　　在“开始”选项卡上“剪贴板”组中单击“复制”

　　启动 Excel然后打开要在其中粘贴数据工作表

　　单击要显示第个字段名称工作表区域左上角　　若要确保复制记录不替换现有记录请确保工作表中您单击单元格下方和右方不存在数据

　　在“开始”选项卡上“剪贴板”组中单击“粘贴”

　　将Access数据导出到 Excel

　　通过使用Access中“导出向导”可以将个Access数据库对象(如表、查询或窗体)或视图中选择记录导出到Excel工作表中您在执行导出操作时可以保存详细信息以备将来使用甚至还可以制定计划让导出操作按指定时间间隔自动运行

　　下面是需要将数据从Access导出到Excel常见情形:

　　·您部门或工作组在处理数据时既使用Access也使用 Excel您在Access数据库中存储数据但使用Excel来分析数据和分发分析结果您小组目前在需要时将数据导出到 Excel但您想让这个过程更加高效些

　　·您多数时间都在使用 Access但您经理更愿意在Excel中查看报表您要按固定时间间隔将数据复制到Excel中但您想自动完成这个过程以便节省您自己时间

　　有关将数据从Access导出到Excel详细信息请参阅 Access“帮助”系统

　　从Excel连接到Access数据

　　若要将可刷新Access数据装入Excel中您可以创建个到Access数据库连接这个连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中并检索表或查询中所有数据连接到Access数据主要好处是:您可以在Excel中定期分析这些数据而不需要从Access反复复制或导出数据连接到Access数据后当原始Access数据库使用新信息更新时您还可以自动刷新(或更新)包含该数据库中数据Excel工作簿例如您可能想更新每月分发Excel预算摘要报表以使其包含当月数据

　　单击要存放Access数据库中数据单元格

　　在“数据”选项卡上“获取外部数据”组中单击“自 Access”

　　在“查找范围”列表中找到并双击要导入Access数据库　　在“选取数据源”对话框中单击要导入表或查询然后单击“确定”

　　在“导入数据”对话框中执行以下操作:　　在“选择数据显示方式”下执行下列操作的:

　　若要以表(表:有关特定主题组数据集合以记录(行)和字段(列)形式存储)形式查看数据请选择“表”

　　若要以数据透视表(数据透视表:种交互、交叉制表Excel报表用于对多种来源(包括Excel外部数据)数据(如数据库记录)进行汇总和分析)形式查看数据请选择“数据透视表”

　　若要以数据透视图(数据透视图报表:提供交互式数据分析图表和数据透视表类似可以更改数据视图查看区别级别明细数据或通过拖动字段和显示或隐藏字段中项来重新组织图表布局)和数据透视表形式查看数据请选择“数据透视图和数据透视表”

　　或者单击“属性”为导入数据设置刷新、格式和布局选项然后单击“确定”

　　在“数据放置位置:”下执行下列操作的:

　　若要将数据返回到选择位置请单击“现有工作表”

　　若要将数据返回到新工作表左上角请单击“新建工作表”

　　单击“确定”　　Excel 将外部数据区域放在您指定位置

　　在Access中使用Excel数据

　　您可能想在Access数据库中使用Excel数据以便利用Access数据管理、安全或多用户功能Access 中有许多有用功能对于使用Excel数据用户来说其中有两个功能尤为有用:

　　·报表　如果您熟悉Access报表设计并且想以此类报表形式汇总和组织Excel数据则可创建Access报表例如您可以创建更灵活报表例如分组和摘要报表、打印标签和图形报表

　　·窗体　如果您想使用窗体查找或显示Excel中数据则可创建Access窗体例如您可以创建个Access窗体以和工作表中列顺序区别顺序显示字段或者以更方便方式在屏中查看较长行数据

　　有关使用Access窗体和报表详细信息请参阅 Access“帮助”系统

　　将Excel数据复制到Access中

　　您可以在Excel工作表视图中复制数据然后将数据粘贴到Access数据表中

　　注释　如果您将工作表中多个字段数据粘贴到个数据表中请确保这些列和要复制数据顺序匹配将多个字段中数据粘贴到个窗体中时Access 将数据粘贴到和源字段同名字段中无论它们在窗体中顺序如何如果您要复制数据包含目标窗体中不存在字段则Access会询问您是否仅粘贴名称匹配字段如果不存在名称匹配字段则Access会根据目标窗体选项卡顺序粘贴字段此顺序可能不是所需顺序如果源字段名称和目标字段名称区别您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中

　　启动 Excel然后打开包含要复制数据工作表

　　选择要复制行

　　在“开始”选项卡上“剪贴板”组中单击“复制”

　　启动 Access然后打开要在其中粘贴行表、查询或窗体

　　在“数据表”选项卡上单击“视图”然后单击“数据表视图”

　　请执行下列操作的:　　若要替换记录请选择这些记录然后在“开始”选项卡上“剪贴板”组中单击“粘贴”

　　若要将数据作为新记录追加请在“起始页”选项卡上“剪贴板”组中单击“编辑”菜单上“粘贴追加”

　　将Excel数据导入到 Access

　　若要将Excel中数据存储到Access数据库中并且此后在Access中使用和维护这些数据您可以导入这些数据导入数据时Access 会在新表或现有表中存储这些数据而无需改变Excel中数据进行导入操作时次只能导入个工作表若要导入来自多个工作表数据请为每个工作表重复执行导入操作

　　下面是需要将Excel数据导入Access常见情形:

　　·您多数时间都在使用 Excel但以后准备使用Access处理这些数据您想将Excel工作表数据移到个或多个新Access数据库中

　　·您所在部门或工作组使用 Access但有时您会收到Excel格式数据而这些数据又必须合并到Access数据库中您想在接收到Excel工作表时将它们导入到数据库中

　　·您使用Access管理数据但您所在工作组其他人员发来周报是Excel工作簿您想简化导入过程以确保数据能在每周特定时间导入到数据库中

　　有关将数据从Excel导入Access详细信息请参阅 Access“帮助”系统

　　从Access链接到Excel数据

　　您可以将Excel区域作为表链接到Access数据库中如果您计划继续维护Excel中区域但又希望可以从Access中访问此区域则可使用此思路方法您应该从Access数据库而不是从Excel创建此类链接

　　在链接到Excel工作表或命名区域时Access 会创建个新表并链接到源单元格在Excel中对源单元格所做任何更改都会反映到链接表中不过您不能在Access中编辑对应表内容如果要添加、编辑或删除数据必须在源文件中进行更改

　　下面是需要从Access中链接到Excel工作表常见情形:

　　·您想继续在Excel工作表中保留数据但要能够使用Access强大查询和报表功能

　　·您所在部门或工作组使用 Access但需要处理外部源数据位于Excel工作表中您不想维护外部数据副本但要能够在Access中处理这些数据

　　有关将Access数据链接到Excel详细信息请参阅 Access“帮助”系统