让用户很方便、很直观
创建数据透视表是我们
个目标
我们已经在Excel 12 中实现了这个目标
在这篇文章为了重点介绍说明我们在Excel 12 中对数据透视表作出改变我创建个数据透视表作为例子通常我们试图使得操作过程简单而且直观 正如我在以前文章中所说数据透视表主要用于处理大量数据例如某个用户可能有个填满销售数据列表包含产品、销售指数、产品种类等等并且该用户想通过产品及产品种类看到各个销售组销售概要通过创建数据透视表这是件很容易实现事情回到出发点用户需要告诉Excel他们想要创建数据透视表创建数据透视表有两种方式:第、在“插入”标签上在 ribbon 里第个按钮就是“插入数据透视表”按钮
第 2、在“列表”标签上(当我激活数据表时这个标签才会显示出来)
我们已经附加个命令到“Summarize With Pivot”从本质上讲这是相同命令除非当你使用这个命令时我们知道你想把你正在操作列表作为数据透视表源数据
旦用户选择这两个命令其中的时会出现个创建数据透视表新对话框这个简单对话框取代了现有多级向导只显示用户必需选项……我们可用性调查报告表明:由于繁琐选择条件许多用户从来不按照向导步骤创建数据透视表(注:可能会有人怀疑这样数据透视表是否仍然可以随着多重合并区域变动而变回答是肯定现有向导仍然适用于想利用这个功能高级用户但它已经不处在主界面上了)
在我们
例子里
当我们创建数据透视表时已经选择了个列表所以用户所要做就是点击“OK”那么数据透视表就创建完成了——这总共只需要点击两次鼠标如果用户想要引用外部数据到Excel只需要简单选择“使用外部数据源”并从下拉列表中选择他们想要用外部数据连接(注:在列表/范围refedit controns除了单元格引用的外你还可以键入“structured references(成形引用)”在 Excel中多数refedit controns都是可以实现这也是另个小而高效附加功能这篇文章( this post)可以看到更多有关成形引用介绍)在对话框中点击Ok后
用户在Excel格子里可以看到个新数据透视表和个用来构造数据透视表字段列表(和以前版本相比此处改变很值得关注):
现在
数据透视表已经建立了下步是添加用户想要汇总数据另方面我们所做消费者调查和可用性研究表明许多用户还有 3个方面烦恼:• 确定他们需要
字段该放到数据透视表哪些区域• 判断数据透视表
哪个区域或“拖放区域”需要增加他们数据才能建立他们报表• 学会将字段添加到拖放区域中(拖拽并不是所有
Office应用软件Software共有操作方式)为了解决这些难题
我们做了两个改动第我们在字段列表框里增加了复选框尽管这是个很简单改变但是能清楚告诉用户他们需要如何来操作第 2我们改变原有惯例所以用户不需要移动字段到拖放区域——当他们勾选某个字段复选框时这个字段就会自动增加到数据透视表中利用了个简单但通用有效运算法则如果这个字段数据类型为数值那么这个字段就会增加到值区域形成个求和默认集合如果该数据类型不是数值型那么这个字段就会增加到行标签区域当你点击多个非数值型字段时Excel 会自动把这些字段安排在数据透视表字段区域当中并建立层次结构不勾选复选框话这些字段就会从数据透视表中移除由于有了新
字段列表用户只需要简单勾选几个复选框就可以很快地得到他们想要汇总报告让我们来看看这个字段列表到底是个什么样子正如我所举例子我们用户想要通过他们产品种类建立个产品销售报告用户第个要增加字段就是产品种类所以他们勾选该字段复选框就可以了……
产品种类字段
项目就会立即添加到数据透视表中
下
步为了显示每个产品种类单个产品用户就要添加产品名称字段:
现在
在数据透视表中各个产品都罗列在他们各自产品种类的下包括些提示你进行展开和折叠操作用户界面……在后面文章中你会看到更多介绍
最后
我们用户添加销售额字段就可以完成他们综合报告了
他们大概还想要把这个综合报告格式化成为通用
格式这只需要在ribbon上点击下就可以了这样我们用户就完成了他们综合报告——Excel已经集合了所有产品种类和产品名称原始数据计算出销售额并进行汇总……所有这些操作只需要点击5下鼠标
有些人会这样说“我喜欢从周围拖拽东西”
也有些人会这样问“我如何把东西放到筛选区域或列区域上建立交叉表？”(可能还有许多其他问题但是我会阻止这些猜测对刚才两个问题进行解答并听取其他留言)你可能也注意到在上面截图里当我添加字段到数据透视表时它们会出现在字段列表下面这部分保留了托拽区域这围绕两个关键点进行设计——使得用户很容易确定数据透视表字段当前位置也可以很容易重新排列数据透视表字段在数据透视表中有 4个区域在字段列表中每个区域代表个拖拽区域1、 报告筛选
这个区域保留整个数据透视表未被使用字段2、 行标签
这个区域保留担当值标签字段并且这个标签出现在值左侧3、 列标签
这个区域跟行区域相像但是这个标签出现在值上方用“列”把它们隔开而不是“行”4、 值
这个区域保留被汇总字段(比如销售额)在这个区域字段通常代表数值但是也可以是非数值(在这种情况下只能进行计数)如果你喜欢从字段列表中拖拽字段到拖拽区域
你可以这么做……这也是怎样添加字段到筛选或列拖拽区域答案为了改变报告版面你可以在区别拖拽区域的间拖拽字段也可以在某个拖拽区域里点击个字段然后在弹出菜单中选择你要移到区域
最后
为了满足那些确实想要在格子里拖拽区域用户我们已经引进了开关来允许旧式操作因是为这其中有些其它考虑所以我会在以后文章中做出更深层次介绍总而言的
我们所做工作就是使得创建数据透视表更容易更迅速并且我们在初级用户和数据透视表专家两者所做可用性测试表明这两个用户群都能受益于新设计下周
更多有关数据透视表介绍
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