现今社会人们无论是工作还是生活都讲求种高速度、高效率原则特别是对办公族来说过于繁琐操作必将影响速度和效率提高而自动化出现将操作简便化这样就会自然而然地提高了工作效率同样我们在编辑Word文档时候有效地利用Word中自动化工具:“自动图文集”、“自动更正”、“自动完成”、“自动套用格式”就会使文档编辑变得更加得心应手今天我们就来揭示下Word中自动图文集使用思路方法和窍门技巧:

　　在个Word文档中可能有很多地方都要用到相同短语、句子或者剪贴画如果每次遇到这些相同短语、句子或者剪贴画都要输入或插入话势必就会增加了大量重复工作那么在这种情况下我们就可以利用Word中自动图文集功能用很简单代表短语、句子或者剪贴画在需要键入或插入这些短语、句子或者剪贴画时候只需要键入它们代表符号即可完成上面操作从而就减轻了很大工作量

　　下面我们就以个小例子来了解下自动图文集应用思路方法

　　例如:如果我们在文章中要多次输入“中国电脑教育报”这行字那么怎样才能避免重复操作呢？

　　解决思路:使用Word自动图文集功能用个简单字“电”来代表“中国电脑教育报”这行字以后只要键入“电”字然后按Ｆ３键Word就会自动地将整行文字拼写出来了

　　具体实现过程如下:

　　第步:自动图文集增加

　　首先打开Word然后键入“中国电脑教育报”这行字并选取它们接着单击菜单栏中“插入→自动图文集→新建”命令或者按快捷键Alt+F3打开“创建自动图文集”对话框这时我们可以从对话框内看到显示反白文字如图所示接着我们在对话框内键入“电”字这样就用“电”字代表了“中国电脑教育报”这几个文字了

　　提示:如果我们在Word中输入并选取文字较多话那么在“创建自动图文集”对话框只显示对话框所能容纳范围内文字

　　第 2步:自动图文集使用

　　自动图文集设置完成后在Word工作区中将插入点移到要插入自动图文集处然后键入自动图文集名称在这里我们使用上面设置“电”字接着按F3键这样自动图文集所代表短语或者句子就会出现了

　　如果我们使用英文字母作为图文集名称话Word不能区分英文字母大小写单击自动图文集工具栏最前面“自动图文集”按钮就会打开自动图文集设置对话框选中某个自动图文集词条就会在对话框中“预览”处显示目前所选自动图文集所代表文字如果忘了自动图文集名称打开此对话框找到相应图文集名称即可

　　第 3步:利用图文集存储表格

　　自动图文集除了可以储存文字外最能节省时间地方就在于可以储存表格、剪贴画实现思路方法和上面讲述思路方法相同输入表格或者插入剪贴画后选中它们然后为它们设置成个自动图文集这样在实际使用时就可以用简短字来代替它们了

　　通过上面系列操作思路方法讲解我想大家定熟悉了“自动图文集”功能下期我们还会继续揭示其他自动化武器使用思路方法和窍门技巧

　　自动更正

　　作为名录入人员为了尽快完成学校交给工作就要求我们快速地提高打字速度但往往打字速度提高和文字出错率成正比尤其是在输入些英文单词时候由于输入速度快可能就会将英文单词打错为了避免领导训斥重复而又仔细地检查输入材料是必不可少但这又会降低工作效率对于上述情况Word提供“自动更正”功能就可以进行很好地解决

　　下面我们以个小例子来介绍说明比如我们在Word文档中输入英文字母“yuo”这时只要按空格键或者回车键Word就会自动地将其改为“You”这就是“自动更正”功能体现那么Word对于单词是如何判断并改正呢？它实际上是以您在键入空格键、标点符号或者回车键Enter后才去查核您所输入文字或者字母是否正确

　　接下来我们就将Word中“自动更正”功能进步扩展利用“自动更正”功能快速地输入文字

　　比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确”那么以后只要我们输入“电”这个文字然后按下空格键、标点符号或者回车键EnterWord就会用“中国电脑教育报”这几个文字来代替“电”这个字也就是说自己认定这个字“不正确”然后利用“自动更正”功能用“正确”字来自动代替如此来就可以大量地减少按键次数提高输入文本效率


　　下面我们具体来看看“自动更正”功能使用思路方法和窍门技巧:

　　1． 打开Word并建立个空白文档键入行正确文字“中国电脑教育报”然后将这行文字全部选取下来

　　2． 接下来单击菜单栏中“工具→自动更正选项”命令打开自动更正对话框这时在对话框中我们看到前面所选择那行文字已经出现在“替换为”文本栏内了

　　3．下步我们在“替换”文本栏中键入“电”字即可完成自动更正功能设置如图所示



　　4．下面我们就可以做个实验:输入“电”字然后按空格键“中国电脑教育报”这行字就自动拼写出来了非常快捷

　　从上面操作我们可以看出自动更正和自动图文集使用方法基本上相似自动更正是Word在遇到空格键、标点符号或者回车键Enter时候就会执行自动更正动作而自动图文集是在您按F3键时才会去执行